Persónuverndarstefna

1. Inngangur og Umfang

Kef Rent Cars ("við", "okkar", "okkur") starfar frá Keflavík, Reykjanesbær, Íslandi og veitir bílaleig þjónustu fyrir ferðamenn sem koma til Keflavíkurflugvallar (KEF) og víðar á Reykjanesinu. Þessi persónuverndarstefna útskýrir hvernig við söfnum, notum, geymum og deilum persónuupplýsingum þegar þú notar vefsíðuna okkar á kefrentcars.com, bókar bílaleigu eða hefur samband við þjónustuteymið okkar.

Þessi stefna gildir um alla heimsóknara, viðskiptavini og framtíðarbílaleigjendur sem eiga samskipti við þjónustuna okkar, hvort sem þú bókar lítinn bíl fyrir helgarferð eftir Route 41 til Reykjavíkur, panta 4x4 SUV fyrir Gullna hringinn, eða einfaldlega ber saman bílaleiguverð á netinu. Með því að nota vefsíðuna okkar eða þjónustuna viðurkennir þú þessa persónuverndarstefnu.

Við erum skuldbundin til að vinna með persónuupplýsingar í samræmi við gildandi íslensk lög, þar á meðal lög nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, sem innleiðir almennu persónuverndarreglugerðina (GDPR) í íslensk lög. Persónuverndarskrifstofan (Persónuvernd) sér um að fylgja eftir reglum.

2. Upplýsingar sem við söfnum

Við söfnum persónuupplýsingum í eftirfarandi flokkum, allt eftir því hvernig þú ert í samskiptum við okkur:

2.1 Persónuauðkennisupplýsingar

Þegar þú býrð til bókun eða gerir fyrirspurn, söfnum við fullu nafni þínu, netfangi, símanúmeri, og - ef krafist er fyrir leigusamninginn - númeri ökuskírteinis, útgáfuþjóðlandi og fæðingardegi. Fyrir ungu ökumenn (undir 25) gætum við einnig safnað útgáfudegi ökuskírteinis.

2.2 Bókunar- og leiguupplýsingar

Við söfnum upplýsingum tengdum bílaleigunni þinni, þar á meðal upphæðar- og skiladagsetningum, valinni bílflokk, valin aukahlut (svo sem barnastóla, GPS einingar eða grjótvernd), uppsagnastað (KEF flugvalla þjónustustöð eða hótel afhending í Reykjanesbær), og öllum séróskum sem þú leggur fram.

2.3 Greiðsluupplýsingar

Við geymum ekki fullar kortaupplýsingar á okkar þjónustugrunni. Greiðslur eru unnar af vottuðum þriðja aðila greiðsluvinnslufyrirtækjum sem uppfylla PCI DSS staðla. Við gætum haldið eftir viðskiptarefnum, greiðsluaðferð (svo sem Visa debet eða Mastercard) og heimilisfangi fyrir svikavarnir og bókunarskrá.

2.4 Vafra- og tæknilegar upplýsingar

Þegar þú heimsækir kefrentcars.com, söfnum við sjálfkrafa tæknilegum upplýsingum, þar á meðal IP-tölu þinni, vafra gerð og útgáfu, tæki gerð, stýrikerfi, vísa URL, heimsóttum síðum og lengd heimsóknar. Þessar upplýsingar eru safnaðar með kökum og svipuðum skráningartækni. Vinsamlegast skoðaðu kökustefnu okkar á kefrentcars.com/cookie_policy fyrir frekari upplýsingar.

2.5 Staðsetningarupplýsingar

Ef þú leyfir staðsetningaraðgang í vafranum þínum, gætum við safnað nálægum landfræðilegum staðsetningarupplýsingum til að sýna þér viðeigandi uppsagnarpunkta nálægt Keflavík, leiðartillögur um Reykjanesið, eða nærliggjandi bensínstöðvar eins og Orkan Keflavík. Þessar upplýsingar eru ekki geymdar varanlega og eru aðeins notaðar til að bæta vafraupplifun þína.

3. Hvernig við notum upplýsingarnar þínar

Við vinnum persónuupplýsingar í eftirfarandi löglegum tilgangi:

• Vinnsla bókana: Við notum nafn þitt, tengiliðaupplýsingar, leyfisupplýsingar og greiðsluupplýsingar til að staðfesta og stjórna bílaleigubókun þinni, senda bókunarstaðfestingar og samræma uppsagnarlögfræði við KEF flugvöll eða í Keflavík.
• Kundaservice: Við notum tengiliðaupplýsingar þínar og bókunarsögu til að svara fyrirspurnum, leysa deilur, meðhöndla breytingar eða afbókanir, og aðstoða við vegahjálp meðan á leigu stendur í Íslandi.
• Þjónustuumbætur: Samtals og nafnlausar vafraupplýsingar hjálpa okkur að skilja hvernig ferðamenn nota síðuna okkar, hvaða bílflokka eru vinsælir fyrir Reykjanesferðir, og hvar bókunarflæðið okkar má einfalda.
• Markaðssetningarsamskipti: Með skýru samþykki þínu gætum við sent þér kynningarpósta um árstíðabundnar bílaleigutilboð, afslætti á lágskeiði, eða nýjar bílauppfærslur. Þú getur afturkallað samþykkið hvenær sem er með því að smella á "afskrá" í hvaða kynningarpósti sem er eða með því að hafa samband við okkur beint.
• Lagaleg og reglugerðarsamþykki: Við vinnum og geymum ákveðnar upplýsingar til að uppfylla skyldur samkvæmt íslenskum lögum, þar á meðal kröfur um fjármálaskráningu, meðferð tryggingarkrafna, og svör við beiðnum lögmætara aðila.
• Svikavarnir og öryggi: Við notum tæknilegar og bókunarupplýsingar til að greina og koma í veg fyrir sviksamlegar bókanir, endurgreiðslur, og óheimilan aðgang að viðskiptavina reikningum.

4. Deiling gagna með þriðja aðila

Við seljum ekki persónuupplýsingar þínar til þriðja aðila. Við deilum gögnum aðeins þegar nauðsyn krefur til að veita bílaleiguna okkar og aðeins við trausta samstarfsaðila sem eru samningsbundnir um að vernda upplýsingarnar þínar:

4.1 Greiðsluvinnslufyrirtæki

Greiðsluupplýsingar þínar eru sendar beint til okkar vottuðu greiðsluvinnslufyrirtækja. Þessi fyrirtæki starfa samkvæmt PCI DSS samræmi og gildandi GDPR/íslenskum persónuverndarstöðlum. Við fáum aðeins viðskiptarefnið og dulkóðaðar kortaupplýsingar.

4.2 Tryggingafyrirtæki

Þegar þú kaupir slysaskaðaafslátt, grjótvernd, eða viðbótartryggingu í gegnum bókunarkerfið okkar, deilum við viðeigandi leigu- og persónuupplýsingum með tryggingafélögum okkar til að gefa út tryggingarskjöl og meðhöndla allar kröfur sem kunna að koma upp vegna leigutímabilsins í Íslandi.

4.3 Bókunarinnsláttur og flota samstarfsaðilar

Til að uppfylla bílaleigubókunina þína, deilum við bókunarupplýsingum með okkar staðbundna birgjum og flota stjórnunaraðilum í Keflavík og Reykjanesbær. Þessir samstarfsaðilar eru bundnir af gögnum um vinnslusamninga í samræmi við íslensk lög um persónuvernd.

4.4 Lögregluyfirvöld

Við gætum þurft að afhjúpa persónuupplýsingar til íslenskra lögreglu, dómstóla eða eftirlitsstofnana þegar krafist er samkvæmt gildandi lögum, dómum, eða til að vernda réttindi og öryggi viðskiptavina okkar, starfsmanna eða almennings.

4.5 Alþjóðlegar flutningar

Sumir af tæknit þjónustuaðilum okkar kunna að vera staðsettir utan Íslands eða Evrópska efnahagssvæðisins. Þegar gögn eru flutt alþjóðlega tryggjum við að viðeigandi varúðarráðstafanir séu til staðar, svo sem staðlaðar samningsklausur sem samþykktar eru af Evrópusambandinu.

5. Geymslutími gagna

Við geymum persónuupplýsingar aðeins eins lengi og nauðsyn krefur fyrir þann tilgang sem þær voru safnaðar fyrir, eða eins og lög kveða á um:

• Bókunarskrár: Geymdar í 7 ár frá leigutíma til að uppfylla íslensk fjármál- og skattafyrirmæli.
• Viðskiptavinareikningsgögn: Geymd meðan reikningurinn þinn er virkur, auk 2 ára eftir síðustu bókun eða beiðni um lokun reiknings.
• Samþykki fyrir markaðssetningu: Geymt þar til þú afturkallar samþykkið, auk 12 mánaða fyrir skráningu í endurskoðun.
• Tæknilegar/vafragögn: Geymd í allt að 90 daga fyrir öryggisvöktun og þjónustuumbætur.
• Tryggingar- og kröfugögn: Geymd meðan á tryggingarsamningi stendur auk hvers konar lögbundinna takmarkana, venjulega í allt að 6 ár.

6. Réttindi þín samkvæmt íslenskum lögum um persónuvernd og GDPR

Sem persónuupplýsingar samkvæmt lögum nr. 90/2018 og GDPR, hefur þú eftirfarandi réttindi varðandi persónuupplýsingar þínar:

6.1 Réttur til aðgangs

Þú getur óskað eftir afriti af öllum persónuupplýsingum sem við höfum um þig, þar á meðal bókunarsögu þinni, tengiliðaupplýsingum, og öllum stillingum sem skráð er í kerfið okkar.

6.2 Réttur til leiðréttingar

Ef einhverjar persónuupplýsingar sem við höfum eru rangar eða ófullnægjandi, hefur þú rétt til að óska eftir leiðréttingu án óþarfa tafar. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir upplýsingar um ökuskírteini og tengiliðaupplýsingar sem notaðar eru í leigusamningum.

6.3 Réttur til eyðingar

Þú getur óskað eftir eyðingu persónuupplýsinga þinna þar sem þær eru ekki lengur nauðsynlegar fyrir upphaflega tilganginn, þar sem samþykki hefur verið afturkallað, eða þar sem meðferðin var ólögleg. Vinsamlegast athugaðu að við gætum verið skyldug til að geyma ákveðnar upplýsingar í löglegum og fjármálalegum tilgangi þrátt fyrir eyðingarbeiðni.

6.4 Réttur til gagnaflutnings

Þú getur óskað eftir persónuupplýsingum þínum í uppbyggðu, algengum og vélarlesanlegu sniði, og látið þær fluttar beint til annars þjónustuaðila þar sem tæknilega er mögulegt.

6.5 Réttur til andmæla

Þú hefur rétt til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna í markaðssetningarskyni hvenær sem er. Þú getur einnig andmælt vinnslu byggt á lögmætum hagsmunum þar sem sérstakar aðstæður þínar krafist þess.

6.6 Réttur til að takmarka vinnslu

Í ákveðnum aðstæðum geturðu óskað eftir því að við takmarka vinnslu gagna þinna - til dæmis meðan á deilu um nákvæmni gagna stendur eða meðan andmæli eru metin.

6.7 Að nýta réttindi þín

Til að nýta einhver af ofangreindum réttindum, vinsamlegast hafðu samband við okkur með upplýsingum í kafla 10 hér að neðan. Við munum svara innan 30 daga. Þú hefur einnig rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (Persónuvernd) á www.personuvernd.is ef þú telur að persónuupplýsingar þínar hafi verið unnar ólöglega.

7. Öryggisráðstafanir gagna

Við tökum öryggi persónuupplýsinga þinna alvarlega og innleiðum viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að vernda þær gegn óheimilum aðgangi, óviljandi tapi, eyðingu eða afhjúpun. Þessar ráðstafanir fela í sér:

• SSL/TLS dulkóðun fyrir öll gögn sem flutt eru milli vafrans þíns og þjónustugrunnsins okkar.
• Aðgangsstýringar sem tryggja að aðeins heimilt starfsfólk með lögmætan þörf geti aðgang að persónuupplýsingum um bókanir.
• Reglulegar öryggisathuganir og viðkvæmnisvöktun á vefpallinum okkar.
• Greiðsluvinnsla þriðja aðila sem útrýmir þörfina á að geyma fullar kortaupplýsingar á okkar innviðum.
• Þjálfun starfsfólks um ábyrgðir varðandi persónuvernd og sérstakar skyldur samkvæmt GDPR á Íslandi.

Þó við beitum verndun sem er staðlað í iðnaði, er ekkert kerfi alveg ónæmt fyrir áhættu. Ef þú hefur ástæðu til að trúa að persónuupplýsingar þínar hafi verið brotnar, vinsamlegast hafðu samband við okkur strax.

8. Kökur og skráningartækni

Vefsíðan okkar notar kökur til að veita grunnvirkni, muna bókunarval þín, og greina hvernig gestir nota síðuna. Kökur eru litlar textaskrár sem geymdar eru á tækinu þínu. Þú getur stjórnað eða afturkallað samþykki fyrir kökum hvenær sem er í gegnum stillingar vafrans þíns eða verkfæri okkar fyrir kökustillingar. Fyrir fulla sundurliðun á kökunum sem við notum og tilgangi þeirra, vinsamlegast lestu kökustefnu okkar Kökustefna.

9. Uppfærslur á þessari persónuverndarstefnu

Við gætum uppfært þessa persónuverndarstefnu af og til til að endurspegla breytingar á þjónustu okkar, tækni, lagalegum kröfum, eða viðskiptaháttum. Þegar við gerum efnislegar breytingar, munum við uppfæra "Síðast uppfært" dagsetninguna neðst á þessari síðu og, þar sem við á, tilkynna þér með tölvupósti ef þú hefur virkan reikning eða nýlega bókun hjá okkur.

Við hvetjum þig til að skoða þessa síðu reglulega. Þín áframhaldandi notkun á kefrentcars.com eða bílaleig þjónustu okkar eftir hvaða uppfærslu sem er telst samþykki á endurskoðaðri stefnu.

10. Hafðu samband við okkur um persónuvernd

Ef þú hefur einhverjar spurningar, áhyggjur eða beiðnir tengdar þessari persónuverndarstefnu eða persónuupplýsingum sem við höfum um þig, vinsamlegast hafðu samband við teymið okkar:

Kef Rent Cars
Keflavík, Reykjanesbær, Ísland
[email protected]
+1 (367) 215-0573

Við stefnum að því að svara öllum fyrirspurnum um persónuvernd innan 5 virkra daga. Fyrir brýnar málefni tengd núverandi leigu í Keflavík eða við KEF flugvöll, vinsamlegast hringdu beint í okkur.

Síðast uppfært: Júní 2025